Veröffentlichungsdatum: 23.09.2024 - PM 2024 - 133/2024
Zum 1. Praxistag hatte der Geschäftsführer der Innocon System aus Tangermünde Hagen Woecht nach Tangerhütte geladen. Gemeinsam mit der Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte war das Ziel Kommunen zusammen zu bringen, um zu ergründen warum die Digitalisierung der Verwaltung noch so schleppend vorangeht.
Bürgermeister Andreas Brohm verwies gleich zu Beginn der Veranstaltung auf seinen Artikel aus dem Jahr 2020 für das Bundesinnenministerium unter dem Titel „Wir brauchen den Willen zur Veränderungen“ (Digitale Verwaltung - Startseite - Wir brauchen den Willen zur Veränderung (digitale-verwaltung.de). „Wenn Sie diesen lesen, werden sie feststellen, wie erschreckend wenig wir vorangekommen sind bei der Digitalisierung der Verwaltung, so Andreas Brohm. „Tangerhütte ist immer noch „Speerspitze“ bei der Digitalisierung in der Verwaltung.“
Warum das so ist und welche Möglichkeiten es gibt, dieses Dilemma aufzulösen, dem wollte Hagen Woecht mit der Veranstaltung auf den Grund gehen.
Aktuell gibt es mit der Verbandsgemeinden Arneburg-Goldbeck und Elbe-Havel-Land, der Stadt Thale, der Stadt Zörbig und den Städten Gardelegen und Kalbe insgesamt sieben Digitale Rathäuser in Sachsen-Anhalt.
In der vergangenen Woche waren Sie alle mit dabei, zusammen mit über 15 weiteren Kommunen aus dem Land. Landrat Patrick Puhlmann verschaffte sich ebenso einen Eindruck, wie Marco Langhof, Geschäftsführer der TELEPORT aus Barleben und Arbeitgeberpräsident in Sachsen-Anhalt. Auch die IHK Magdeburg war mit Vertretern der Geschäftsstellen aus der Altmark und Magdeburg vertreten. Auch die Hochschule Stendal-Magdeburg begleiteten die Veranstaltung genauso, wie Vertreter der Kommunale IT Union.
Das Kulturhaus bot dabei einen eher bodenständigen Rahmen für ein Digitalisierungsformat. Zu den häufig farbenfroh, hip, bilderreich und sehr digital inszenierten Formaten ein Kontrastprogramm. „Das war ganz bewusst so gewählt,“ so Hagen Woecht. „Ziel war es sich zu fokussieren, wir wollten herausfinden, was den Kommunen helfen könnte, sich mutiger und entschlossener mit der Digitalisierung der Verwaltung auseinanderzusetzen.
In drei Barcamps wurde das Thema digitale Verwaltung beleuchtet. Das Thema wurde aus der Sicht von Bürgermeistern, Amtsleitern und EDV -und IT-Verantwortlichen beleuchten. Die offenen Austauschformate wurden mit dem Mitarbeiter der Innocon Systems und den Kollegen des Tangerhütter Digital-Team moderiert.
Digitalisierung ist, wenn Kunde und Mitarbeiter zu jeder Zeit von jedem Ort Leitungen in Anspruch nehmen bzw. erbringen können
Mit Blick auf ein fehlendes Ganzheitliches Zielbild ist diese Festlegung eindeutig und klar und wurde gemeinsam entwickelt von den Anwesenden.
Wesentlicher Baustein der Digitalisierung ist das verändern von Arbeitsabläufen, die Neuausgestaltung von Prozessen. Ein Thema was alle Mitarbeiter berührt und in seiner Umsetzung ein besonderes Augenmerk bedarf. Die Einführung Digitaler Lösungen muss mit Arbeitserleichterungen einhergehen, um Akzeptanz zu finden, war eine der Erkenntnisse. Auch neue Weiterbildungsformate, aber auch Austauschformate wurde diskutiert.
Organisatorisch bedarf es mindestens ein Ansprechpartner für die Einführung und Umsetzung digitaler Prozesse in der Verwaltung. Das ist keine Aufgabe der EDV oder IT-Abteilung, so eine weitere Erkenntnis.
Alle Teilnehmer erhoffen sich, trotz der Übernahmen weiter Aufgaben in den Verwaltungen, durch die Digitalisierung der Prozesse einen Aufwuchs an Arbeitnehmern zu vermeiden. „Wir wollen Kundenfreundlicher und effektiver werden, fasste es Bürgermeister Maik Zedschak aus Thale zusammen.
Jede Kommune wird hier ihre Lösungen finden müssen, ohne dabei alles selbst entwickeln zu müssen. Aktuell zögern viele Kommunen noch mit der Umsetzung, da man Sorge hat in die falsche Lösung zu investiert. In Tangerhütte war man sich einig, dass es unwahrscheinlich ist, dass es zentrale Vorgaben vom Land in Kürze zu erwarten sind.
Insofern wird es auf jede Kommune selbst ankommen das Thema für sich selbst zu definieren. „Die Möglichkeiten und Erfahrungen sind da, hier ganz bewusst seinen eigenen Weg zu gehen ohne dabei diesen allein gehen zu müssen, so Bürgermeister Andreas Brohm. „Wir brauchen hier ein kollegiales Miteinander, um den Aufwand beherrschbar und die Kosten kalkulierbar zu halten.“
Hagen Woecht zeigte sich sehr zufrieden mit dem 1. Praxistag in Tangerhütte. „Ich fand den Austausch sehr wichtig mit den Kommunen. Für uns sind konnten wir wertvollen Erkenntnisse gewinnen. Bei vielen Teilnehmern konnten wir Ängste nehmen und einen Weg für den Einstieg in die Digitalisierung aufzeigen. Wir wollen uns stärker bei der Vernetzung zwischen den Kommunen einbringen,“ so der Softwareentwickler und weiter, „Die IT-Lösung sind da und viele kluge Ansätze gibt es den Verwaltungen des Landes, diese gilt es zusammenzubringen.“
Spätestens in einem Jahr will man sich wieder treffen in Tangerhütte und bis dahin soll es regelmäßige Fachaustausche der digitalen Rathäuser geben.
Die hier aufgezeigten Ergebnisse werden sich nur schwer in die aktuelle Landesstrategie integrieren lassen. So bedeutet dieses Vorgehen, dass die Kommunen nicht konsequent alle bereitgestellten Leistungen im Efa-Prinzip umsetzten werden. Der Ansatz ist zu teuer und unpraktisch.
Hintergrund:
Ende 2022 hatte die Einheitsgemeinde als eine der wenigen Kommunen in Deutschland das damals geltende OZG umgesetzt. Insgesamt waren die Kommunen aufgefordert 116 Leistung online zur Verfügung zu stellen. In der Tangerhütte ging man schon damals über den Anspruch des OZG hinaus und nahm die Digitalisierung der Verwaltungsakte in den Blick. Ziel sollte es sein, dass was digital ins Haus kommt, medienbruchfrei zu verarbeiten und wieder online an den Kunden zurückzusenden.
Die Einheitsgemeinde Stadt Tangerhütte hat mit dem Digitalen Rathaus eine Plattform geschaffen, um Verwaltungsaufgaben digital erledigen zu können. Das Rathaus für die Hosentasche. Neu war es die Prozesse vom Kunden her zu denken und zu entwickeln.
Das Digitale Rathaus versteht sich als digitale Fachanwendung, als das „Amazon für Verwaltungsleistungen“. Anwendungsbausteine sind u.a. Verwaltungsleistungen, Terminbuchungen, der Informationskanal oder Kommunikationskanal zum Rathaus. In den vergangen zwei Jahren hat sich die mit dem Tangermünder IT-Dienstleister Innocon Systems gemeinsam entwickelte digitale Verwaltungslösung stetig weiterentwickelt und steht heute den Kunden als Web- und App-Anwendung zur Verfügung.
